Cómo organizar una libreta

Lo primero que debería decir es que este artículo se basa en cómo organizar una libreta del día a día, donde apuntarás tanto tareas, como aprendizajes, recordatorios y otra información relevante. Lógicamente las libretas se pueden usar para muchas cosas diferentes: tomar apuntes, hacer resúmenes, hacer listas, dibujar etc. Y puede que queramos que sea exclusivamente para una cosa. En este caso, no necesitamos un método. Nosotros hablamos de una libreta que nos debe servir para todo nuestro trabajo.

Cuando hablamos de comenzar una libreta parece sencillo ¿verdad?, sin embargo durante mucho tiempo estuve dejado mis libretas a medias porque no era capaz de recoger la información necesaria en ellas. ¿O quizás el problema no está en recoger la información, sino en encontrarla luego?

Sea como sea, esto me llevó a desarrollar una metodología de trabajo que me permitiera recoger la información de forma efectiva y usarla luego en otros proyecto. Y probablemente este último punto es el más importante porque la información no se convierte en conocimiento hasta que no somos capaces de usarla en otras áreas. Es decir, si no aplicamos lo aprendido, la información será solamente información, no será conocimiento, en el momento que la aplicamos a otro proyecto estamos convirtiéndola en valor.

Dicho esto, lo primero que hay que tener en cuenta es que es fácil confundir la idea de “usar la libreta” con la de “apuntar”. Como si lo único que tuviéramos que pensar cuando alguien nos pone una libreta en las manos es ¿Ahora cómo la lleno?, cuando, en realidad, el objetivo de una libreta no es apuntar, sino usar la información relevante en el futuro. Esto es importante de entender, porque permitirá que pasemos de un escenario de caos a uno de productividad:

Escenario actual:
Libreta —> Acción: Apuntar todo lo que oigo como un poseído

Escenario deseado
Libreta —> Acciones:
1. Ser selectivo con lo que apunto
2. Seguir un método para tomar notas que me permita identificarlas rápidamente
3. Dedicar un tiempo a revisar TODA la libreta
4. Encontrar lo que busco según la necesidad cuando accedo a ella puntualmente
5. Ser capaz de establecer vínculos entre lo apuntado y situaciones futuras (esto es el conocimiento real)

En cualquier caso, aunque hablemos de una libreta lo que realmente estamos tratando es un método adecuado para recoger y usar la información.

Bien, entendido esto, vamos a ir paso a paso para ver cada uno de los puntos y decidir cuál es el mejor método de…

Ser selectivo con lo que apunto

¿Cómo de selectivo?, selectivo del nivel: Si no me incumbe no se escribe. Si no me va a hacer falta recordarlo en un futuro (o la probabilidad de que lo deba recordar no es muy alta), no lo pongo. Nada de obras caritativas con la información que no nos interesa, no nos sintamos mal por ella, dejemos que se pierda en el vacío del espacio… La libreta es para información VIP, no toda puede acceder ahí.

Algunos ejemplos:

Una tarea que debo hacer yo: apuntado; Una tarea que debe hacer un compañero: que se lo apunte él si quiere; Un aprendizaje muy valioso que no voy a usar en mi vida: con la memoria me basta pero no vamos a apuntarlo en la libreta.

Uno de los errores más comunes al estrenar una libreta es querer llenarla, como si fuera una mascota a la que tuvieras que alimentar. Por suerte no es el caso, de modo que paciencia y seamos selectivos.

Seguir un método para tomar notas que me permita clasificarlas rápidamente

Aquí viene el corazón del artículo. ¿Cómo vamos a hacer que las notas queden clasificadas, de forma automática mientras las escribimos, para qua cuando las revisemos luego sea fácil encontrarlas?

El método no debe ser únicamente eficaz sino que también debe ser sencillo. No solo para que podamos encontrar la información luego sino también para que no nos quite mucho tiempo mientras apuntamos.

Este método consiste en tres cosas: Lineas, puntos, cruces.

Y todo el material necesario: Un bolígrafo (si nos hace especial ilusión añadir un subrallador o un boligrafo de otro color, porque nos lo acabamos de comprar, o lo tenemos y no sabemos que hacer con él, podemos añadirlo).

Lo primero que vamos a hacer siempre que comencemos una página es tirar una linea en el borde, de forma que quede un margen estrecho, siempre en la parte exterior del cuaderno.

En la parte estrecha, siempre pondremos la fuente o contexto en el que estamos tomando los apuntes, es importante intentar se específicos.

Algunos ejemplos:

• Reunión de ventas 2019
• Clase de Macroeconomía
• Libro Buyology
• Artículo Organizar libreta de otravueltadetuerca;

Cuando pasemos a un tema nuevo, tiraremos una línea horizontal cerrar los apuntes. De este modo, tendremos toda la información claramente clasificada. 

En la imagen ya hemos tirado la línea horizontal como ejemplo, pero lógicamente, esta línea no la tenemos que trazar hasta que no hayamos acabado de escribir toda la información del tema de arriba.

Cuando hayamos trazado la línea vertical en el margen y puesto el contexto o fuente de donde estemos recopilando la información, ya podemos comenzar a tomar nuestras notas, que irán en el otro lado de la línea. Una vez comencemos a escribir debemos tener en cuenta tres cosas cosas:

• Tareas: Cosas que debo hacer
• Contactos: Temas que debo comentar con alguien, ya sea para aclarar una duda o para informar
• Ideas o aprendizajes: Todo aquello que me pueda servir en un futuro, aún no sepa para qué exactamente

Es importante destacar que esto no quiere decir que solo apuntemos estas tres cosas en nuestra libreta. Debemos apuntar todo lo que es relevante para nosotros, pero únicamente señalaremos estos tres elementos porque son los que priorizaremos a la hora de revisar.

Y para identificarlos usaremos dos identificadores:

Marcadores:

Aquellas señales que haremos para encontrar el tipo contenido que buscamos, es decir, para diferenciar las tareas de los contactos y de las ideas o aprendizajes. Estas marcas las haremos en forma de linea horizontal, punto o cruz (X) sobre la misma línea que hemos hecho para marcar el margen, de forma que simplemente siguiendo la línea podremos identificar dónde esta cada uno de los elementos.

• Tareas: usaremos una línea horizontal, de tamaño pequeño que atraviese el margen trazado.
• Contactos: pintaremos un punto grande encima encima del margen
• Ideas o aprendizajes: los marcaremos una cruz (X)

Etiquetas

Aquella información necesaria de cada uno de los marcadores. Esta información irá en el mismo lado del texto, al final de la tarea, contacto, idea o aprendizaje, subrayado dos veces (aquí es donde si queremos podemos usar otro color o un subrayador para que se distinga mejor del resto del texto).

• Tareas: Fecha en la que tenemos que tenerla completada
• Contactos: Iniciales o nombre de la persona a la que debo contactar
• Ideas o aprendizajes: Cualquier tema o proyecto al que podríamos vincularla. Este ejercicio nos servirá porque si en el futuro aparece un proyecto que trata algún tema que ya tenemos identificado con una etiqueta, podemos recorrer toda nuestra libreta para encontrar todas las ideas y aprendizajes relacionados con este tema y aportarlos al proyecto.

Pongamos un ejemplo para entender mejor la ideas y aprendizajes: Estamos en una reunión de un proyecto de marketing en el que estamos lanzando un e-commerce de productos para gatos, alguien comenta que hemos lanzado un anuncio en redes sociales y no ha funcionado porque el texto no incluía una llamada al acción (CTA) clara y específica.

Bien, esto es un aprendizaje para este proyecto, pero también lo puede ser para muchos otros. Si creamos una etiqueta que sea «Redes Sociales», siempre que hagamos un proyecto nuevo en el que tengamos que lanzar un anuncio en redes sociales, podremos revisar la libreta en busca de esta etiqueta, para aportar el aprendizaje que ya obtuviste en el pasado. De esta manera nos permite expandir nuestro conocimiento a otras áreas y proyectos que hasta ahora no contemplábamos.

La estructura final quedará de la siguiente manera:

Tareas

• Marcador: Línea horizontal
• Etiqueta: Fecha en la que tenemos que tenerla completada

Contactos

• Marcador: Punto
• Etiqueta: Iniciales de la persona a la que debo contactar

Idea o aprendizaje

• Marcador: Cruz (X)
• Etiqueta: Cualquier tema o proyecto al que podríamos vincularla.

De esta manera, la libreta será algo parecido a lo siguiente:

Gracias a haber usado los marcadores y etiquetas nos ayudará durante la revisión.

Dedicar un tiempo a revisar TODA la libreta

Da palo, pero da más palo si no sigues ningún método de revisión. Por suerte, hemos señalando la libreta con los Marcadores y Etiquetas, y esto nos va a facilitar mucho la revisión.

Lo primero que debemos hacer es marcarnos un horario diario para revisar. Personalmente me funciona muy bien a última hora del día. Cuando ya no queda casi nadie que pueda interrumpir y no salen urgencias e incidentes como durante la mañana.

Cuando estemos en nuestro momento de revisión abriremos la libreta y comenzaremos a seguir la lindea vertical que hemos trazado en el margen, esta línea nos dirá si nos encontramos con una tarea, un contacto o una idea o aprendizaje. Lo que haremos cuando nos encontremos algo de esto será:

Priorizar las tareas:

Ir siguiendo la línea identificando las tareas, marcando en la parte del margen pequeño las que deben hacerse el día siguiente (no la semana siguiente ni las de este mes. ÚNICAMENTE las del día siguiente).

Si queremos las podemos apuntar en un postit aparte para tenerlas más ordenadas. Pero NUNCA debemos apuntar una tarea en el post it directamente, siempre deben pasar primero por la libreta, ya que allí es donde debe quedar recopilada toda la información. Si vamos apuntando en diferentes lugares es un caos. (5-10 minutos)

Priorizar los contactos

Marcar lo que debes comentar con cada persona el día siguiente sin falta. Como hemos ido marcando todas las cosas que debemos comentarle a cada persona, es fácil poder agrupar todo lo que debemos decirle a cada uno, y así aprovechar para comentarle todas las otras cosas que tienes apuntadas en la libreta. Haciendo más optimos y eficientes nuestros contactos (reuniones, emails o llamadas). (5-10 minutos)

Encontrar temas y proyectos que vinculen con las ideas, aprendizajes

En este último punto el objetivo ya no es priorizar lo que debemos tener en cuenta el día siguiente como en los dos casos anteriores, sino entender para qué nos va a ser útil la información. Cuando revisemos la idea o aprendizaje debemos:

Tachar

Por último, algo que debemos hacer mientras revisamos todos los puntos anteriores es tachar. tachar todas las tareas o contactos que estén completados o ya no sean necesarios, y las ideas o aprendizajes que se hayan intentado o ya no sean validos. 

Para resumirlo todo en una imagen:

Encontrar lo que busco según la necesidad cuando accedo a ella puntualmente

¿Cuando va a aparecer una necesidad?, esto lo sabrá cada uno mejor que nadie. Pero yo he podido identificar 3 momentos esenciales:

1. Recordar lo que se dijo en un contexto concreto: una reunión, libro, etc.
2. Recordar una tarea, contacto, idea o aprendizaje
3. Aportar algo a un proyecto nuevo

En el primer caso podemos ir directamente a buscar la fuente, es decir, revisar el lado estrecho de la linea, donde hemos ido apuntando todos los contextos en los que hemos tomado apuntes.

En el segundo caso, es simlpemente revisar, dentro del contexto, buscando sobre la línea las tareas, contactos, ideas o aprendizajes a traves de los marcadores. Esto nos debería permitir encontrar la información de manera rápida y eficaz.

En el tercer caso, como ya hemos comentado con anterioridad, es para aportar una idea o  aprendizaje a un proyecto nuevo. Será tan fácil como revisar las etiquetas que coinciden con el tema que estamos tratando en el nuevo proyecto para poder aportar el conocimiento que hemos recogido en nuestros apuntes.

El valor del método: Ser capaz de establecer vínculos entre lo apuntado y situaciones futuras (esto es, el aprendizaje real)

Lo hemos estado explicando, pero creo que es importante remarcarlo y recoger en un único sitio todas las maneras de establecer vínculos para aprovechar el conocimiento recogido en la libreta.

• Durante la revisión diaria es importante hacernos preguntas de en qué nuevos contextos, proyectos, etc. podríamos aplicar cada una de la ideas y aprendizajes y marcarlos con las etiquetas.
• Por otro lado, siempre que estemos en un nuevo proyecto hemos comentado que podremos abrir la libreta y buscar temas relacionados con otros proyectos pasados y que nos permitirán usar ideas o aprendizajes anteriores y aplicarlos a este nuevo contexto.

Si estás interesado en desarrollar más la capacidad de re-usar las notas que apuntas, Zettelkasten es una metodología que nos ayuda a gestionar mejor nuestro conocimiento. Fue creada por Niklas Luhmann, un sociólogo del siglo XX que llegó a publicar a lo largo de su vida 70 libros y 400 artículos.

Conclusiones

De manera rápida podríamos resumir los pasos de la siguiente manera

1. Se selectivo con lo que escribes
2. Tira una linea que divida la libreta con un margen donde pondrás la fuente de la que salen los apuntes
3. Mientras escribes, identifica si lo que anotas es una tarea, algo que comentarle a otra persona, una idea o aprendizaje. Y señaladlo como tal con el marcador correspondiente y añadiendo su etiqueta (no todo lo que escribas será una de estas 4 cosas, si no es nada, puedes escribirlo igualmente pero no lo señales)
4. Dedica un tiempo cada día a revisar todos los marcadores priorizando las tareas y los contactos del día siguiente y pensando en qué nuevos contextos puedes aplicar las ideas que han salido
5. Revisa puntualmente la libreta cuando tengas una necesidad, ya sea para recordar algo que se dijo o que apuntaste o para poder aportar un conocimiento en un nuevo proyecto (identificando estos conocimientos a través de la etiquetas de las ideas y aprendizajes)

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